【手書きライフ】ただ◯◯を手書きするだけで事務のスピードアップ
わたしは、ある分野の事務職として働いています。
何か目立つような華やかな看板を背負っているわけでは決してありませんが、
必然的に多くの方の生活に密着した分野に携わっています。
というわけで、対象となるお客様の数も多く
それゆえに期限内に正確に終わらせるべき事務処理が山のようにあります。
個人のお客様や全国の事業所等から提出される紙資料をもとに
専用システムに入力する業務では、この分野の知識と同時に
システムの仕様を理解していないと重大なミスに繋がることもあります。
しかし、パターンを覚えれば難しくないものも多くあります。
難易度が高くなく、スピード重視で行う内容のときは
1秒でも速く処理すべく、視線の動かし方や資料をめくる手の動き、マウスの動かし方などを最大限工夫します。
それに加え、作業始めの時刻を資料右上の隅に手書きで書き入れます。
（処理過程のメモを資料に書き入れるのは全く問題ありません）
そうすることで1つの資料を処理するのにかかるおおよその所要時間を計ることができ、
さらにスピードアップしよう！という意識が強くなります。
時刻をメモする時間をとることでタイムロスになっては逆効果なので、
手書きするのは”分”のみです。
パソコンの画面右下に表示される時計を見て
13時54分に取り掛かったなら「:54」と小さく、素早く赤ボールペンで書き入れます。
次の資料に取り掛かった時刻が14時00分なら「:00」と書きます。
自分しか使わないメモなので時間帯の記録は不要です。
1つ目の資料は5分。2つ目も5分。3つ目は8分。4つ目は4分でできた…
というように、所要時間を可視化します。
わたしの場合は、「スピードアップするぞ」と頭の中で思うだけよりも
確実にスピードアップに繋がるのを実感しています。
思っているだけだと何時何分から始めてどれくらいの時間で終えたのか、なんてすぐに忘れてしまうので。
スマホのタイマーやストップウォッチ機能を使うよりも
手書きで書き入れる方が速い。
こんなちょっとしたことですが、わたしにとっては手書きライフの1つであり、
実際に効率アップができているので、大切にしていきたいと思っています。
